Relatórios gerenciais ou dashboards para Escritórios de Advocacia

Um dashboard nada mais é que um relatório gerencial que consiste em um conjunto de indicadores apresentados de maneira intuitiva e condensada para que os gestores tenham uma visão global de seu negócio e possam definir as novas estratégias da empresa. A utilização dessa ferramenta é muito comum no ambiente empresarial, principalmente em empresas cujo negócio é ligado a área da tecnologia, mas vem sendo cada vez mais utilizada por escritórios de advocacia, tendo em vista que estes também devem ter controle de suas atividades e resultados, funcionando como verdadeiras empresas.

O desafio é: como ter acesso rápido e confiável as informações vitais do seu negócio que forneçam análise e insights para decisões estratégicas assertivas?

Veja que relatórios você precisa para fazer o controle, a tomada de decisão e a prestação de contas

Relatórios gerenciais parecem ser um detalhe simples diante de toda a complexidade do processo de tomada de decisão, planejamento e execução de projetos dentro do escritório. Certo? Nada disso!

Tem tanta importância quanto e, no entanto, como parte da avaliação de desempenho de pessoas, processos e estratégias, é um dos mais difíceis de implementar.

De fato, os relatórios gerenciais têm um sentido de encerramento. Pois fecham um período consolidado, com sucesso ou não, do plano de ações do escritório. Com o benefício de indicar onde estão os problemas e se há necessidade de voltar a mexer no planejamento inicial.

Mas nem por isso é desprovido de seus segredos. E é justamente por causa desses segredos que muitos escritórios ou ainda não fazem relatórios gerenciais ou então, se fazem, não tiram o maior proveito deles.

Com efeito, há de se saber o que mensurar para colher os benefícios dos relatórios gerenciais. Se os gestores olharem para os lugares errados ou, então, se tiverem muitos dados, eles podem não trazer resultados reais.

Para viabilizar a criação de um “dashboard” que forneça todos esses dados, é necessário muito mais esforço do que simplesmente escolher o software certo, já que cada escritório de advocacia tem sua forma de trabalhar. Fuja de modelos prontos que prometem ser eficientes, pois pode acabar perdendo tempo coletando informações irrelevantes para seu negócio e deixar de fora os dados que impactam em seus resultados

Para que possamos desenvolver esse método são necessárias algumas adaptações para que, principalmente, tenhamos confiabilidade nos resultados apresentados:

  1. Utilização sistemática de “timesheet”

O recurso mais importante e dispendioso de um escritório é sua equipe de profissionais. Logo, é fundamental ter o registro atualizado das seguintes atividades: data do trabalho, profissional alocado, cliente e assunto para os quais o trabalho foi realizado, tempo despendido (horas marcadas) e tempo faturado (tempo despendido menos cortes e ajustes), tipo e descrição do trabalho. Inclua nesta lista atividades particulares de seu escritório que impactam fortemente na entrega de seu serviço ou que geram custos.

  1. Controle financeiro através de software

Este já é presente na maioria dos escritórios. Seu controle de faturamento não pode deixar de incluir número da fatura, cliente e assunto para o qual foi emitida e as informações internas da nota (horas faturadas por profissional), independentemente de serem enviadas ou não ao cliente. Para compor seu “dashboard” e gerar relatórios, você pode extrair as seguintes informações do seu sistema de faturamento/financeiro: Datas de faturamento e pagamento, valores cobrados e recebidos, descontos concedidos e estrutura de horas e valores cobrados por profissional (quando possível)

  1. Manter o cadastro interno completo e atualizado

Algumas informações fundamentais que sempre devem estar atualizadas: A- Informações internas dos profissionais contendo categoria, rates de cobrança, setores e salários e B- informações de clientes contendo os dados básicos e também setores do mercado que atuam, além das informações de casos/assuntos contendo valores contratados, orçamentos internos, equipe alocada, prazos e descrições.

Do cadastro, podemos extrair as seguintes informações:

Dados do cliente, principalmente ramos de atividade ao qual está inserido, dados do assunto, tais como valores orçados, forma de pagamento, orçamentos de horas e profissionais envolvidos com suas categorias e papeis desenvolvidos no projeto/assunto, etapas de trabalhos etc.

Considere todas as informações que foram listadas na hora de decidir qual sistema será implementado para geração de seus “dashboards”.

Relatórios gerenciais que todo escritório de advocacia precisa fazer

A sociedade de advocacia fez benchmarking, decidiu o que fazer, planejou uma tática de ação, compartilhou com os demais colaboradores, executou e agora só colher os frutos. Oxalá! Mas como a banca vai saber disso?

Não é raro o resultado positivo ou negativo de projetos, até mesmo considerados estratégicos para o escritório de advocacia, ficar apenas na percepção dos gestores. Percepção todos temos. Algumas delas são certeiras, por óbvios. Mas a maioria passa longe do alvo, sendo afetada por impressões subjetivas ou circunstanciais.

O melhor de saber se seu planejamento está indo bem é definir indicadores de desempenho objetivos para mensurar o sucesso de suas iniciativas ao longo de sua execução. A maioria deles é definida durante o planejamento, já que os objetivos tem que se traduzir em resultados-chave mensuráveis que vão levar o escritório até eles.

Mas quais são os principais relatórios dentro de um escritório de advocacia? Vamos enumerar quatro.

  1. Relatório de processos e de andamentos processuais

O controle de processos faz parte da gestão do dia a dia do escritório de advocacia. Por isso mesmo, esse relatório é básico para conferir o andamento das operações. Então, vale levantar processos ativos por profissional, por área do Direito e até causa.

Com isso, você verá, por exemplo, se há alguma inclinação do escritório a alguma frente de trabalho ou se há capacidade ociosa. Assim, da análise deste relatório podem até surgir oportunidades.

Vinculado a este relatório, mas mais focado no que a banca está entregando é o relatório de produtividade por horas trabalhadas, que vem em sequência.

  1. Relatório de produtividade por horas trabalhadas

Quanto tempo você dedica a cada processo? Normalmente, gestores têm a sensação de que a banca poderia entregar mais. Isso pode ser verdade – ou não -, mas você só saberá se a produtividade de cada profissional for mensurada.

Com um relatório de apontamento de horas trabalhadas, você sabe disso por cada tarefa realizada. Para fazê-lo de maneira justa, o escritório precisa levantar o que foi produzido em um período de tempo e ainda verificar se segue ou foge à expectativa de rendimento.

E portanto, você identificará o padrão de desempenho da banca e, se necessário, criará planos para gerenciá-lo.

  1. Relatório de adimplente

A inadimplência em escritórios de advocacia não é incomum. Muito ao contrário, é um dos maiores motivos de queixa dos gestores. Então, o relatório de adimplente também está entre os relatórios gerenciais essenciais ao escritório. Mensalmente ou no período que for ideal para a banca, o escritório deve levantar os contratos inadimplentes, bem como o valor da inadimplência.

Com o relatório, a banca poderá decidir o que priorizar nas execuções de pagamento ou, então, ofertar alguma nova condição de pagamento para o cliente. Assim, minimizará o prejuízo.

Aliás, sobre o tema prejuízos e lucros, os relatórios gerenciais que lidam precisamente com eles também estão na lista. Veja Abaixo.

  1. Demonstrativo de resultado do exercício (DRE) e de fluxo de caixa

Você até pode não ser tão afeito à gestão financeira, mas ter controle sobre ela você precisa. Até porque o sucesso desse gerenciamento determina a sustentabilidade do escritório a longo prazo. E no entanto, muitos escritórios, embora preocupados, ainda a negligenciam.

Para isso, alguns relatórios são chave. Refiro-me aos de DRE e de fluxo de caixa, que estão entre os clássicos da contabilidade.

Com o primeiro, você tem sua performance financeira consolidada ao longo de um período, que pode ser mensal, semestral ou anual. Para obtê-lo, você tira, de seu lucro bruto, todos os gastos, chegando ao total de lucro líquido, que pode ser convertido em porcentagem.

Já com o fluxo de caixa, você faz uma previsão de suas receitas e despesas futuras, podendo se preparar para possíveis contratempos financeiros e baixas no orçamento.

Benefícios dos relatórios gerenciais para o escritório de advocacia

Citamos quatro relatórios básicos para o escritório de advocacia. Para além dos benefícios específicos de cada um deles, eles proporcionam ainda benefícios mais amplos. Vamos vê-los então!

  1. Gestão do dia a dia

Ao produzir relatórios gerenciais como os que mencionamos, você se compromete a fazer o monitoramento consistente de seus indicadores. Na gestão do dia a dia, eles englobam toda a rotina do escritório, incluindo processos, financeiro e pessoal.

Por que isso é importante? Porque oferece subsídios para possíveis ajustes. Se você sabe onde está o problema e qual o tamanho dele, suas ações de ajusta terão mais probabilidade de se mostrarem bem-sucedidas. Outro ponto é que você terá a oportunidade de resolver o problema quando ele ainda é pequeno e, ainda, de controlar os efeitos da solução para comprovar seu resultado depois.

Agora, se os relatórios gerenciais beneficiam o dia a dia, eles também beneficiam projetos estratégicos. Vamos ver como

  1. Acompanhamento geral e detalhado de projetos estratégicos

Projetos estratégicos geralmente envolvem riscos e investimentos robustos – e não são para curto prazo. Por isso, ao executá-los, para além de toda a expectativa envolvida em tirar os sonhos e os planos do escritório do papel, há, naturalmente, a de colher os resultados. E então, a atenção a tais projetos tem de ser ainda mais detalhada.

Ao ter a cultura de produzir relatórios gerenciais, defina já no planejamento de seus projetos estratégicos quais são os indicadores-chave de desempenho importante para mensurar o sucesso de sua iniciativa. Defina ainda responsáveis por cada um deles e de quando em quando eles serão avaliados e apresentados para toda a banca.

Assim, você garante que está no rumo certo ou se precisa fazer desvios em sua trajetória.

  1. Gestão de contratos e de cliente

Um processo judicial é, de certa forma, um caminho trilhado com o cliente. E sabemos que ele pode durar bastante tempo, ser custoso e estressante par aos envolvidos. Tanto que é difícil mensurar tudo o que foi feito. A não ser que você faça relatórios gerenciais de processos.

Ao fazer o monitoramento de suas atividades, o escritório tem um belo material para apresentar a seus clientes. Sim, muitas vezes, ao fim e ao cabo de todo o trâmite processual, muitas bancas não sabem dizer o quanto a equipe se dedicou àquela causa.

Se você levanta horas dedicadas, atividades realizadas e histórico processual, ao final, você cria um dossiê para compartilhar com o cliente.

  1. Prestação de contas para a banca

Relatórios gerenciais são maneiras de prestar contas para a própria banca também. Afinal, no dia a dia, a maioria dos colaboradores não tem uma visão clara do que acontece com o escritório como um todo.

Então gerar e apresentar relatórios gerenciais mensais é uma maneira simples de sanar tal problema. Você pode dar pareceres sobre as atividades, sobre os processos do escritório, sobre as finanças do escritório, sobre um processo de implementação de uma ferramenta e por aí vai.

Ao apresentar panoramas claros da situação, os colaboradores respondem com mais engajamento, pois suas ações estão embasadas e motivadas por motivos claros.

Por fim, incorpore a cultura da análise de desempenho em seu escritório e atue baseado em dados, com precisão e na hora certa.

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